sistem penyusutan RM / retensi

1. Sistem Retensi Dokumen Rekam Medis
Sistem retensi yaitu suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan in aktif di ruang penyimpanan (filing). Sebelum melakukan retensi perlu disusun Jadwal Retensi Arsip berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis Nomor HK.00.1.5.01160 tahun 1995. Dokumen rekam medis yang telah diretensi akan disimpan di ruang penyimpanan in aktif berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat dan berdasarkan diagnosis penyakit pasien

Caranya:
- Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak file aktif ke rak file inaktif dengan cara memilah pada rak file penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.
- Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang berlaku.
- Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku.
- Dengan melakukan scaner pada berkas rekam medis.

2. penyusutan dilakukan untuk :

1. Mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah.
2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan berkas rekam medis yang baru.
3. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam medis jika sewaktu – waktu diperlukan.
4. Menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna / nilai guna rendah atau nilai gunanya telah menurun.

 3.  sistem pemusnahan rekam medis
- Langkah Pemindahan
TATA CARA PEMINDAHAN BERKAS RM AKTIF MENJADI BERKAS RM   INAKTIF :
a. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .
b. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang  lain/terpisah dari berkas RM aktif
c. Berkas  rekam  medis    inaktif  dikelompokkan  sesuai  dengan  tahun  terakhir kunjungan

- Langkah Penilaian
TATA CARA PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS DALAM PROSES PEMUSNAHAN :
a. Berkas rekam medis yang  dinilai adalah berkas rekam medis yang  telah 2 tahun inaktif
b. Indikator yang  digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif :
1)      Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian
2)      Nilai  guna :
a) Primer :

• Administrasi
• Hukum
• Keuangan
• Iptek

b). Sekunder :

• Pembuktian
• Sejarah

c. Lembar rekam medis yang  dipilah :
1) Ringkasan masuk dan keluar
2) Resume
3) Lembar operasi
4) Identifikasi bayi
5) Lembar persetujuan
6) Lembar kematian
d. Berkas rekam medis tertentu disimpan diruang  berkas rekam medis   inaktif
e. Lembar  rekam  medis  sisa  dan  berkas  rekam  medis  rusak  tidak  terbaca disiapkan untuk dimusnahkan
f. Tim  penilai  dibentuk  dengan  SK   Direktur  beranggotakan  Komite  Rekam Medis/Komite  Medis,  petugas  rekam  medis  senior,  perawat  senior  dan tenaga lain yang  terkait.

- Langkah Pemusnahan :
   Tata Pemusnahan Berkas Rekam Medis

              Tata cara/prosedur pemusnahan dokumen rekam medis adalah suatu proses atau aturan urutan kegiatan berdasarkan metode tertentu yang ditetapkan oleh rumah sakit dalam melaksanakan pemusnahan dokumen rekam medis yang telah berakhir fungsinya dan tidak memiliki nilai guna dengan kegiatan yang terdiri dari pembuatan tim pemusnah, pembuatan daftar pertelaan, cara pemusnahan, pelaporan hasil pemusnahan.

      Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain:

1)      Pembuatan Tim Pemusnah yang terdiri dari komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit.

2)      Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan, diagnosis terakhir.

3)      Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain:

a)      Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.

pembakaran merupakan cara yang paling dikenal untuk memusnahkan arsip. Akan tetapi dengan cara seperti ini, dianggap kurang aman, karena terkadang masih ada dokumen yang belum terbakar, atau masih dapat dikenali. Selain itu, cara pembakaran dianggap kurang ramah lingkungan dan cara ini tidak mungkin dilakukan di dalam gedung.

b)      Dicacah, dibuat bubur. 

cara pencacahan dokumen ini menggunakan alat pencacah baik manual atau mesin penghancur (paper shredder). Dengan menggunakan mesin pencacah kertas, dokumen akan terpotong-potong sehingga tidak bisa dikenali lagi. Cara ini banyak dilakukan oleh petugas arsip karena lebih praktis.

Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan dokumen yang ekonomis, aman, nyaman, dan tak terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air kemudian dicacah dan disaring yang akan menghasilkan lapisan bubur kertas. Dengan menjadi bubur kertas maka wujud asli dokumen dan isi dokumen tidak akan dapat dikenali lagi.

c)      Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah.

4)      Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh Ketua tim Pemusnah, Sekretaris tim pemusnah dan diketahui oleh Direktur rumah sakit. 

5)  Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan.

4. pihak yang terlibat dalam proses tersebut

- Tim yang melakukan tahapan penilaian rekam medis yaitu tim penilai yangdibentuk dengan S1 Direktur yang beranggotakan komite rekam medis ataukomite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait.

- Tim yang melakukan tahapan pemusnahan rekam medis yaitu komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris dan beranggotakan petugas filing.